torstai 7. syyskuuta 2017

Miten uuteen tietosuoja-asetukseen voi valmistautua?

Miksi uudesta tietosuoja-asetuksesta on noussut haloo? Miksi sen pitäisi kiinnostaa juuri sinua?

Asetuksen yksi suurista uudistuksista on osoitusvelvollisuus. Suora lainaus oikeusministeriön oppaasta*: "Osoitusvelvollisuuden toteuttaminen edellyttää uudenlaista suhtautumista tietosuojaa koskeviin kysymyksiin, koska organisaatiolla on oltava kyky osoittaa noudattavansa asetusta henkilötietoja käsitellessä sekä toteuttavansa tietosuojaperiaatteita myös käytännössä. -- Osoitusvelvollisuus edellyttää käsittelyyn liittyvien prosessien sekä tietosuojaperiaatteiden käytännön toteuttamisen dokumentointia."

Jatkossa siis organisaation on itse todistettava toimineensa oikein. Tämä ei onnistu millään, ellei tietosuoja-asioita ole kartoitettu, suunniteltu, toteutettu ja dokumentoitu kunnolla. Pahimmillaan rikkeestä voi rapsahtaa sanktio, joka voi olla jopa 4 % kokonaisliikevaihdosta. Maksimissaan kuitenkin maltilliset 20 miljoonaa.

Asetukseen liittyy keskeisesti myös rekisteröidyn oikeus läpinäkyvään informaatioon tietojen käsittelystä, oikeus saada pääsy tietoihinsa, oikeus oikaista tietojaan ja oikeus tulla unohdetuksi. Jotta näitä periaatteita voi noudattaa ja käytännön toteutus onnistuu, on asiat suunniteltava ja toteutettava hyvin. Näiden oikeuksien lisäksi on vielä joukko tylsempiä periaatteita, jotka tulee nekin huomioida.

Pääsin kuuntelemaan Finnet-liiton lakimiehen Lotta Ylä-Sulkavan esitystä EU:n uudesta tietosuoja-asetuksesta. Lisäksi Tietosuoja.fi-sivustolta löytyy hyvä opas "Miten valmistautua EU:n tietosuoja-asetukseen". Poimin teille muutaman vinkin, miten asetuksen kanssa voi toimia:

Jos työt pyörivät yhden ihmisen voimin, on hommat hoidettava itse. Jos työpaikalla on kuitenkin enemmän porukkaa, kannattaa koota tiimi, jonka kanssa tilannetta lähdetään selvittämään.

Selvitetään aluksi nykytilanne: 
  • Mitä henkilötietoja olemme keränneet/mitä keräämme nyt ja tulevaisuudessa?
    • Onhan kaikki keräämämme tiedot meille varmasti tarpeellisia?
    • Voidaanko vanhoja tietoja jo tuhota?
  • Miten tiedot on nyt säilötty/turvattu?
  • Onko meillä asiakkaan suostumus tietojen keräämiseen? (lähinnä markkinointitarkoituksessa)
  • Kuka pääsee tarkastelemaan henkilötietoja? 
    • Luovutammeko tietoja eteenpäin/saammeko niitä muualta?
  • Onko rekisteselosteita jo laadittu? (ks. esim. www.tietosuoja.fi
Tehdään suunnitelma:
  • Mitkä tiedot voimme heti tuhota asiallisesti?
  • Miten järjestämme tiedot niin, että saamme asiakkaan pyytäessä hänen kaikki tietonsa nopeasti (kuukauden sisällä) tarkistettua ja esitettyä asiakkaalle?
  • Kuka huolehtii henkilötietojen ajantasaisuudesta?
  • Miten säilytämme jatkossa tarvittavat tiedot? (onko esim. ruutuvihot lukollisessa kaapissa?)
  • Kuka hoitaa rekisteselosteet kuntoon ja mihin laitamme ne esille? 
    • Kuka päivittää esim. kotisivut niiltä osin, missä kerätään henkilötietoja?
  • Jos käsittelette pääasiassa henkilötietoja, kuka on tietosuojavastaavanne?
  • Miten ja kuka hoitaa kaiken dokumentoinnin?
  • Lukaiskaa vielä läpi oikeusministeriön opas ja varmistakaa, että kaikki on nyt otettu humioon. Tarvittaessa konsultoikaa lakimiestä.
Dokumentoidaan ja toteutetaan
Suunnittelun jälkeen lähdetään toteuttamaan asioita käytännössä ja muistetaan dokumentoida kaikki asiat henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn liittyen. Ohjeet täytyy jakaa koko henkilöstölle ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät ne. Omavalvonnan avulla varmistetaan, että homma todella toimii.

Mitä, jos me sössitään tämä?
Jos oikein pahasti käy, voi rapsahtaa jo edellä mainittu sakko. Sen lisäksi, että firma, todennäkösiesti kaatuu, lienee harmituskin aikamoinen. Sekä teillä että asiakkaalla.

Ihan siihen asti ei varmaan kuitenkaan kovin helpolla päädytä. Jatkossa, jos huomaatte yrityksessä tapahtuneen tietoturvaloukkauksen, siitä tulee viipymättä (max. 72 h) ilmoittaa valvontaviranomaiselle. Tietyissä tapauksissa pitää ilmoittaa myös rekisteröidylle. 

Loukkauksen jälkeen tilanne tulee korjata ja jatkossa estää. Kaikki toimenpiteet pitää dokumentoida ja jälkikäteen viranomaisen on pystyttävä dokumenteistä tarkistamaan, että asia on hoidettu. Jatkossa pitää siis dokumentoida ihan kaikki!

Kaikki nämä asiat täytyy olla kunnossa viimeistään 25.5.2018, jolloin uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan. Aika siis panna töpinäksi!

* Miten valmistautua EU:n tietosuoja-asetukseen, Oikeusministeriö, Tietosuojavaltuutetun toimisto, 4/2017

maanantai 26. syyskuuta 2016

Google kalenterin ja tehtävien synkronointi mobiililla

Aktiivisena Google kalenterin käyttäjänä olen epätoivoisesti etsinyt ratkaisua, jolla saisin työpöydällä lisätyt tehtävät näkymään myös Google kalenterin sovelluksessa. Ei ole helppoa se!

Google foorumin keskustelujen perusteella Googlella ei ole mitään aikomusta tuoda tehtäviä näkymään myös sovellukseen, joten jokin muu ratkaisu oli pakko keksiä.

Kokeilin sen seitsemää sovellusta (mm. Trello, ToDoist, Got-it, Gtasks), mutta yksikään niistä ei toiminut kunnolla. 
  • Trellon saa synkronoitua, mutta vain joskus ja jouluna. 
  • ToDoist oli niin buginen, että siihen ei voinut luottaa. 
  • Got-it oli jotain ihan käsittämätöntä, enkä vieläkään ymmärrä mitä tapahtui. 
  • Gtasksilla luodut tehtävälistat sai näkymään vain yksi kerrallaan, eikä niitäkään Google kalenterin sovelluksessa. 
Siispä epätoivoisena siirryin tutkimaan maksullisia sovelluksia. Tällä hetkellä on testikäytössä CalenGoo (5 päivän trial, hinta 5,39dollaria). So far looks good! 

Käyttöliittymä ei ole mikään paras mahdollinen, varsinkin kun on tottunut Google kalenterin ketteryyteen. Tulee klikkailtua kohtia, joista ei CalenGoossa tapahdukaan mitään. 

Kuitenkin tärkeintä tässä sovelluksessa on se, että sovelluksella lisätyt tehtävät näkyvät Google kalenterissani, katsoin sitä mistä tahansa ja synkrointi tapahtuu jotakuinkin heti (asetuksia voi muuttaa). Samoin koneella lisäämäni tehtävät näkyvät sovelluksessa.

Luulisi, että tämä olisi niin perusjuttu, että se olisi Googlella otettu huomioon heti alusta, mutta ei niin ei. 

Miten te olette ratkaisseet Google kalenterin ja tehtävien synkroinoinnin?

SlideShare: Mikä, miksi ja miten?

Mikä?

SlideShare on mahtava palvelu, jolla pystyy jakamaan esimerkiksi power pointilla tehdyt esitykset koko maailman nähtäville. Esitykset voivat olla esim. yritysesittelyjä tai vaikkapa yrityksenne pitämiä koulutuksia.

Miksi?

Nerokasta palvelussa on se, että sinne ladatut esitykset löytyvät erinomaisen hyvin Googlen hakutuloksista. Palvelun avulla voidaan siis kasvattaa yrityksen verkkonäkyvyyttä palveluidenne ja tuotteidenne nimellä. Tai ihan vaan helpottaa tiedonjakamista asiakkaille tai opiskelijoille.

Miten?

Vaikka esitys olisi tehty Power Pointilla, kannattaa tallentaa se PDF-muotoon, jotta esityksen muotoilut säilyvät. Alla oleva esitys on jaettu SlideShare-palvelusta ja siinä on kerrottu pikaiset ohjeet SlideSharen käyttöönottoon.



keskiviikko 6. heinäkuuta 2016

Issuu.com: Mikä, miksi ja miten?

Issuu.com on palvelu, jonka avulla nettiin voi ladata julkaisunsa lehden tyyppisesti selattavaksi. Julkaisun voi lataamisen jälkeen joko upottaa kotisivuille tai jakaa linkillä sosiaalisessa mediassa tai sähköpostilla. Tämän kirjoituksen lopussa on esimerkki tämän kesän Crusell-viikon esitteestä Issuu.comissa.

Mitä hyötyä Issuu.comin käyttämisestä on yritykselle?

  • Julkaisun jakaminen on helpompaa
  • Lehteä on helppo selata
  • Saatte kerättyä palvelusta yhden linkin lisää kotisivuillenne (Niitä ei voi olla liikaa!)
Kovin harjaantumattomalle netin käyttäjälle Issuu.comissa esimerkiksi lehden lukeminen voi olla melkoi haastavaa, joten ihan yhden kortin varaan ei tätäkään markkinointikikkaa kannata jättää. Issuu on kuitenkin hyvä lisä jo olemassa olevaan palettiin. Sillä on kätevä jakaa esim. matkailuesitteet Facebook-sivuilla.

Miten Issuu.comia käytetään?

  1. Rekisteröidy osoitteessa www.issuu.com (Klikkaa sivun ylälaidasta Sign Up)
  2. Täytä profiilitiedot mahdollisimman hyvin. Kerro oleellinen yrityksestä ja muista kotisivujen tai blogin osoite
  3. Kun asetukset ovat valmiit, pääset lataamaan uuden julkaisun klikkaamalla sivun ylälaidasta Upload. Muistathan tallentaa julkaisusi ensin pdf-muodossa.
Vinkiksi innokkaille sosiaalisen median opiskelijoille: Hakemalla social media marketing hakusanalla Issuusta, löytyy rutkasti erilaisia oppaita, joista voi saada inspiraatiota omaan markkinointiin.

maanantai 4. huhtikuuta 2016

Oltaisko asukaslähettiläitä? Videon testailua

Väliin vähän kevyempi bloggaus. Sain Lysti Fabrikin Sonjalta vinkin PowToon-palvelusta, jolla voi tehdä visuaalisesti varsin hienoja videoita, vaikkei itse asiasta juurikaan ymmärtäisi (a.k.a. minä).

Yritin olla samalla hyödyksi yhteisölle, joten tein koevideon aiheesta Asukaslähettiläät.
Jos on vähänkään intoa testailla kaikkea uutta, niin voin suositella sekä asukaslähettilyyttä että PowToonia.

perjantai 1. huhtikuuta 2016

Kuntamarkkinoinnin kohderyhmät sosiaalisessa mediassa

Törmäsin hiljattain kahteen erilaiseen näkemykseen sosiaalisen median käytöstä kuntamarkkinoinnissa. Toinen näkemys oli omani ja toinen näkemys jonkun muun. Ensimmäinen näkemys oli, että kunnalla on hyvä olla yksi, tykkääjämäärältään isompi Facebook-sivu ja siellä viestitään kaikesta mahdollista. Tässä säästetään aikaa, viestintää on helpompi hallita ja viesti tavoittaa useamman. Oma näkemykseni on kuitenkin se, että kunnalla pitäisi olla eri kohderyhmille tykkääjämääriltään pienempiä Facebook-sivua. Yhtä oikeaa vastausta ei ole, mutta alla perustelen omaa näkemystäni.

Sosiaalisen median sisällöntuotanto tarkalle kohderyhmälle
Sosiaalisen median sisältöä on helpompi tuottaa ja tavoitteet helpompi toteuttaa silloin, kun esimerkiksi Facebook-sivulla tykkääjien määrä on pienempi ja tunnemme asiakkaidemme tai asukkaidemme intohimot. Kuntamarkkinointiin kuuluu kaksi isoa kohderyhmää, omat kuntalaiset ja ulkopaikkakuntalaiset. Jo tämä asettaa haasteita sisällöntuottajalle. Mikä on sellaista sisältöä, joka vetoaa sekä oman kunnan asukkaisiin että niihin, jotka eivät ole kunnassa ikinä vielä vierailleet? Ei sellaista olekaan.

Siksi sisällöntuotantoa pitää pistää palasiksi.  Moni on valinnut tiekseen sen, että päivitetään yhtä, virallista kunnan sivua ja viestitään sillä sivulla kaikesta kuntaan liittyvistä asioista. Siinä on jo alku, hyvä sellainen, mutta se ei vielä riitä. Kunnan Facebook-sivulla kirjoitetaan esimerkiksi nyt vapautuvista tonteista, ensi viikonlopun lastentapahtumasta, eläkeläisten ilmaisesta uimaperjantaista, ensi kesän rock-festareista, uusittavista maanteistä, kirjaston aukioloajoista, nuorten kesäleiristä ja kesätyöpaikoista, viime vuoden budjettiylijäämästä ja sen sellaisesta. Ketä näitä viestejä lukee? Kenen niitä pitäisi lukea? Onko tämä hyvää sisältöä vai ei?

Minusta sisällössä ei ole mitään vikaa vaan se antaa kunnasta oikein aktiivisen ja asukkaistaan välittävän kuvan. Kuka tahansa sivulle törmäävä ulkopaikkakuntalainen saa sen käsityksen, että kunnassa on hyvä meininki ja sinne voisi vaikka muuttaa asumaan. Mutta. Ongelma piilee kuitenkin siinä, että nuoria ei kiinnosta vapaat tontit, lapsiperhettä ei kiinnosta eläkeläisuinnit, fanaattista pyöräilijää ei kiinnosta maantiet vaan pyöräteiden kunto ärsyttää, eläkeläistä ei innosta rock-festarit ja niin edelleen. Tarvitaan tarkempia kohderyhmiä viestinnälle. Vain todelliset kunta-aktiivit innostuvat näistä yleispätevistä päivityksistä.

Jotta voidaan viestiä nuorille, tarvitaan heille oma tiedotuskanava. Onko se Facebook vai Instagram, sitä en pysty varmaksi sanomaan, joten suosittelen molempia. Jotta voidaan viestiä ahkerille kirjaston kuluttajille, tarvitaan kirjastolle omat sivut. Jotta voidaan viestiä kaupungin suurista tapahtumista uskottavasti ja tehokkaasti, vaaditaan tapahtumille omat Facebook-sivut. Museolle omat sivut, liikunnalle omat sivut, matkailulle omat sivut, lapsille omat sivut ja sitä rataa.

Yksi ihanteellinen esimerkki on Metson musaosastonFacebook-sivu. Ei siis ole pelkästään kirjaston sivua, vaan on peräti musaosaston oma sivu. Kyseisellä sivulla on enemmän vuorovaikutusta kuin keskimäärin muilla suomalaisten kirjastojen sivuilla. Kyseessä on aktiivinen kirjasto, joka järjestää paljon toimintaa asiakkailleen. Hyvä ja aktiviinen fiilis välittyy sivulta lukijalle. Kunnan sivuilla moiset tapahtumat hukkuisivat valtavirtaan.

Iso tykkääjämäärä ei mielestäni ole avain onneen tässä asiassa. Niin kunnan sivuilla kuin millä tahansa muullakin Facebook-sivulla tarvitaan vuorovaikutusta, jotta viesti saadaan leviämään. Vuorovaikutusta saadaan helpommin aikaiseksi, kun viestitään niille, joita asia kiinnostaa. Ja vain tekemällä pienempiä, aiheeseen sidonnaisia sivuja, tiedämme mikä tykkääjiä kiinnostaa. Kunnan pääsivu on sitten sellainen, mihin voidaan nostaa viestejä myös näiltä pienemmiltä sivuilta. Näin päästään optimaaliseen tilanteeseen. Sisällöntuotanto tapahtuu siellä, missä itse toimintakin. Sisällöntuottaja tietää mistä puhuu ja tuntee asiakkaat/asukkaat. Kunnan viestintähenkilö voi sen jälkeen jakaa kunnan pääsivulla muiden tuottaman sisällön eteenpäin. Viestintähenkilö ei ole oikea henkilö vastailemaan kysymyksiin esim. kirjastosta, tapahtumista, liikuntahallista tms. Silloin on hyvä, että Facebook-sivulla kysymykset ohjautuvat suoraan oikealle henkilölle. Asiakaspalvelua parhaimmillaan.


No, olenko väärässä vai onko ajatusteni taustalla kenties jotain järkeäkin?

torstai 31. maaliskuuta 2016

Kuntamarkkinointi sosiaalisessa mediassa ei toimi

Kyllä se toimisi, mutta kun ei anneta markkinoida. Tästä kirjoituksesta piti tulla vinkki, miten voidaan lähteä rakentamaan kuntamarkkinoinnin sisällöntuotantoa, mutta tuohduin kirjoittaessani niin paljon, että tästä tulikin avautuminen sosiaalisen median käytöstä kuntamarkkinoinnista. Vinkit tulevat jakoon myöhemmin, älkää pelätkö.

Sosiaalisessa mediassa on kauhea homma. Se vie ihan hirveästi työaikaa. Ei me osata. Ei se toimi. Näytä mulle edes yksi hyvä esimerkki, missä on toimivaa kuntamarkkinointia somessa.

Yllä olevat eivät ole suoria lainauksia, mutta voisivat olla. Ihan oikeasti, "Lopettakaa nyt se laiturien hionta ja keskittykää siihen internetmarkkinointiin!", kuten oppi-isäni Kauppinen jo aikoinaan totesi.

En tiedä miten tämän saisi iskostettua kunnan virkamiesten, juurikin niiden ylimpien, päättävien tahojen kalloon, että sosiaalinen media on tärkeää ja sitä varten tarvitaan työaikaa ja kannustusta sisällöntuotantoon. Olen kuullut eri puolilta Suomea kunnan henkilöstöltä avautumisia, joissa he ovat kertoneet, että pitäisi päivittää sivuja, mutta ei ole aikaa tai toisin päin, meillä olisi tosi paljon kerrottavaa, mutta emme saa päivittää sitä sosiaaliseen mediaan. Niinku WHAT! Mikä siinä somessa pelottaa? Kertokaa minulle!

Jos joku kunnan henkilöstöön kuuluva nyt tätä lukee, niin lohdutukseksi voin kertoa, että ongelma on laaja. Ette ole yksin, muissa kunnissa painitaan samojen ongelmien äärellä.

Ollaan me kokeiltu, mutta ei sitä sisältöä saatu mistään.

Oletteko tulleet ajatelleeksi miksi sitä sisältöä ei tullut? Kävikö mielessä, että se saattoi johtua siitä, että olette kieltäneet sen? Vähintään asenteilla, jos ei konkreettista kieltoa ole. Täytyy sanoa, että taidan olla jonkin sortin nero, kun minulla on tähän ratkaisu. Voitaisiinko kokeilla sellaista, että tarjottaisiin virkamiehille ja henkilöstölle koulutusta? Sellaista koulutusta, että ymmärrettäisiin, mitä sosiaalisessa mediassa pitää huomioida, miten siellä viestitään, miten käytännössä sosiaalisen median palveluja käytetään ja miten tässä hommassa onnistutaan. Voisiko koulutus helpottaa pelkoja?

Nasevimmat siellä jo meinaa kommentoida, että ei meillä ole aikaa istuttaa henkilöstöä kaiken maailman koulutuksissa ja mistä se aika sitten saadaan siihen oikeaan sisällöntuotantoon, kun nyt jo on kädet täynnä töitä. Tehkää sitä aikaa! Jos on aikaa istua kaiken maailman palavereissa ja TYKY-päivillä ja mitä näitä nyt on, niin on aikaa myös oppia uutta ja käyttää oppimiaan taitoja.

Jos olen kuullut avautumisia sosiaalisen median käytön vaikeudesta, niin minulla on toisaalta ollut ilo myös osallistua koulutuksiin, joissa on istuttu oikein isolla porukalla miettimään, miten kunnassa viestitään. Tämä luo uskoa siihen, että asiat voidaan tehdä toisin. Jos se onnistuu toisaalla, miksei se onnistuisi myös teillä?

Tiedän, että kukaan ei uskalla kommentoida tähän, koska pelkää työpaikkansa puolesta, mutta laittakaa vaikka meilillä viestiä laine.sirkku@gmail.com ja avautukaa minulle. Haluan oikeasti ymmärtää tätä asiaa paremmin ja ratkoa niitä ongelmia, mitä taustalla on.


Seuraavassa postauksessa vähän positiivisempia mietteitä ja keinoja, miten kuntamarkkinointia voi somessa parantaa.